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Kosten- und Leistungsrechnung

"Um klar zu sehen, genügt oft schon ein Wechsel der Blickrichtung."

(Antoine de Saint-Exupéry)
Die Informationen über die Kosten und den Erfolg von Verwaltungstätigkeiten lassen sich mit der traditionellen Kameralistik nur in sehr begrenztem Maße gewinnen. Dieses soll mit dem Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) erreicht werden.               

Das KLR-Konzept für öffentliche Verwaltungen folgt im Wesentlichen den Grundsätzen, die für Privatunternehmen entwickelt worden sind: Die Erstellung betrieblicher Leistungen (Güter/Dienstleistungen) erfordert den Einsatz von Produktionsfaktoren. Beides wird in der KLR mengen- und wertmäßig erfasst.

Definition:
Die Kosten- und Leistungsrechnung erfasst Kosten und Leistungen, die bei einer Leistungserstellung entstehen und ordnet sie verursachungsgerecht zu. Sie erhöht dadurch die Transparenz und ermöglicht gezielte Eingriffe.

Die Ermittlung der Kosten lässt sich in drei Teilgebiete unterteilen:

  1. Bei der Kostenartenrechnung werden alle Kosten gleicher Art (z.B. Personal-, Sach- und Kapitalkosten) zusammengefasst. Einzelne Ansätze können so bei Haushaltsberatungen gezielt korrigiert werden.
  2. Die Kostenstellenrechnung zeigt auf, wie sich die Kosten auf die jeweiligen organisatorischen Einheiten der Verwaltung, also auf die Dezernate, Ämter oder Fachbereiche verteilen (Kostenverursacher).
  3. Mit Hilfe der Kostenträgerrechnung lassen sich die auf ein einzelnes Produkt (z.B. Ausstellung eines Personalausweises) bezogenen Kosten ermitteln. In die Kostenträgerrechnung fließen auch die Gemeinkosten (Miete, Energie, Versicherung etc.) ein. Letztendlich ermöglicht die Kostenträgerrechnung die Ermittlung von Stückkosten einer Verwaltungsleistung, welche für eine kostendeckende Gebührenkalkulation unabdingbar ist.

Die Abbildung der Kosten ist relativ unproblematisch, schwieriger ist die Leistungsseite, denn öffentliche Leistungen erbringen häufig keine "Erlöse" und sind in der Regel kaum mit Geld zu bewerten. Hier begnügt man sich daher oftmit der Darstellung reiner Mengen der erstellten Güter- und Dienstleistungen, nicht-monetäre Aspekte wie z.B. die Qualität des Verwaltungshandelns bleiben in der Regel ausgespart. Die ersten KLR-Projekte hatten deshalb ihre besondere Stärke bei der Darstellung der Kostenseite, sie waren also in erster Linie "Ressourcenverbrauchskonzepte", während die Leistungsseite, vor allem die Wirkungs- und Qualitätskomponenten zu kurz kamen.

Skepsis gegenüber der KLR in der öffentlichen Verwaltung kommt aber auch von einer anderen Seite: Ein großer Teil der Kritik macht sich an der Wirksamkeit dieses Instrumentes fest. Wenn z.B. die Stückkosten für eine bestimmte Dienstleistung errechnet sind, stellt sich die Frage, was mit dieser Information anzufangen ist. Es ist nämlich schwer zu sagen, ob dieser Wert angemessen ist oder ob es auch billiger zu leisten wäre. Möglicherweise handelt es sich nämlich um eine Spitzenleistung, die nicht mehr zu verbessern ist. Auch ein Vergleich über mehrere Haushaltsjahre bringt keine letztendliche Klärung dieser Frage, denn auch wenn der Stückpreis im nächsten Haushaltsjahr gesenkt werden kann, bleibt die Frage, ob die Optimierung nun ausgeschöpft oder ob eine weitere Senkung möglich ist.

Die Ursache dieser unzureichenden Ausschöpfung der KLR in der Verwaltung liegt in der Tatsache begründet, dass in der öffentlichen Verwaltung das "Marktgeschehen" fehle (Adamaschek 2001, S. 352):

"Die Hoffnung, eine KLR, wie sie für den privaten Sektor entwickelt ist, werde in der öffentlichen Verwaltung die gleiche Steuerungsrelevanz entfalten, beruht auf der Vernachlässigung des Umstandes, dass die KLR des privaten Sektors systematisch mit dem Markt verbunden ist und erst im Zusammenhang mit ihm die steuerungsrelevanten Informationen liefert. Wird sie aus diesem Zusammenhang herausgerissen, so kann sie auch nicht in gewohnter Weise funktionieren."

Um die KLR für den öffentlichen Sektor nutzbar zu machen, müssten genau die Funktionen ergänzt werden, die der Markt im systematischen Kontext mit der KLR entwickelt. Das sind im wesentlichen drei Funktionen:

  1. Ganzheitlichkeit der Leistungsbeurteilung
    Es wird nicht nur über Kosten und Mengen, sondern auch über Qualität, Service, Innovation, Kundenzufriedenheit und Zielerreichung berichtet.
  2. Vergleichende Leistungsbeurteilung
    Durch interkommunale Vergleiche wird einschätzbar, ob ein Wert positiv oder negativ zu beurteilen ist (Kennzahlen).
  3. Optimierungsanreiz
    Die Frage, ob ein Wert optimiert werden kann, löst sich durch den interkommunalen Vergleich von selbst.

Bei der ganzheitlichen Leistungsbeurteilung gibt es unterschiedliche Ansätze: Während ein großer Teil der Betriebswirtschaftslehre Wirkungen und Qualitäten in separaten Rechnungen (neben der eigentlichen KLR) erfassen möchte, gibt es inzwischen auch Ansätze, die Ganzheitlichkeit in einem integrierten Konzept von Zielfeldern darzustellen. So empfiehlt die KGSt/Iko-Netz ein System von Zielfeldern (Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiter-zufriedenheit, Auftragserfüllung, Bürger- und Kundenzufriedenheit etc), die mit Kennzahlen zur Abbildung des Zielerreichungsgrades gefüllt werden und eine über die Kostenbetrachtung hinausgehende Beurteilung von Verwaltungsleistungen gestatten. Ähnlich geht die Bertelsmann-Stiftung vor, wonach die Produkte oder Produktgruppen an den Zielen fachlicher Auftrag, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie dem wirtschaftlichen Einsatz der Ressourcen gemessen werden.

Eine angemessen durchgeführte Kosten- und Leistungsrechnung ist das Fundament für viele weitere, wichtige Elemente der Verwaltungs-modernisierung: das Berichtswesen, das Kontraktmanagement und das Controlling bauen auf der KLR auf.

Verwandte Begriffe:
KLR • Kostenträger • Kostenträgergruppe • Kosteninformationen• Kostenarten • Kostenstellen • Optimierung

Literatur:
Adamaschek, Bernd (2001): Kosten- und Leistungsrechnung für den öffentlichen Sektor. In: von Bandemer, Stephan/ Blanke, Bernhard/ Nullmeier, Frank/ Wewer, Göttrik (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungs-Reform. Leske + Budrich, Opladen. S. 347 – 357.

Wommelsdorff, Jörn (1999): Grundzüge der Verwaltungsmodernisierung. In: Praxis der Gemeindeverwaltung. B18, Januar 1999

Haberstock, Lothar (1987): Kostenrechnung. Band 1. Einführung. S + W Steuer- und Wirtschaftsverlag GmbH, Hamburg.

Rollwage, Nikolaus (1994): Kosten- und Leistungsrechnung. Mit Übungsaufgaben und Lösungen. WRW-Verlag, Köln.

Koordinierungsstelle für Verwaltungsreform (KStV) Verwaltungsfachhochschule Altenholz (1998): Kostentransparenz und effiziente Steuerung durch Kosten- und Leistungsrechnung? Erfahrungen aus dem kommunalen und dem Landesbereich, Lösungsansätze. Workshop am 8. Juli 1998 in der Verwaltungsfachhochschule Altenholz.

Weiterführende Materialien und Links zur Kosten- und Leistungsrechnung:

Innovationsring Schleswig-Holstein: Projektabschlussbericht Kosten- und Leistungsrechnung
http://www.informdoku.de/innoring/dateien/Projektabschlussbericht%20Kosten-%20u.%20Leistungsrechnung.pdf

 

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