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Controlling

"Ob man schwierige Probleme bewältigt, hängt häufig davon ab, dass man erkennt, wo die Hebelwirkung am größten ist."

                                                                                                                      (Peter M. Senge)
 

Um Unternehmen oder Behörden steuern zu können, müssen ausreichende Informationen zur Verfügung stehen. Steuerungsrelevante Informationen müssen gewonnnen, verarbeitet und vermittelt werden. Dafür ist das Controlling zuständig. Controlling heißt nicht "Kontrolle", wie es imdeutschen Sprachgebrauch oft irreführend übersetzt wird, sondern das Controlling dient der effektiven und effizienten Steuerung von Betriebs- und Verwaltungseinheiten. Die Hauptaufgabe des Controllings in der Verwaltung ist es, Informationen über die Kosten und den Erfolg der Verwaltungstätigkeit zu beschaffen und diese auszuwerten. Hier liegt allerdings auch das zentrale Dilemmata von Controlling, denn das Nachprüfen von gelieferten Informationen auf Vollständigkeit, Richtigkeit etc. führt bei den Überprüften oft zu Unmut und zu Blockaden.

Die ermittelten Daten werden in regelmäßig erscheinenden Berichten an die Entscheidungsträger in der Verwaltung und der Politik weitergeleitet. Die Verantwortung für die zu treffenden Entscheidungen, die auf der Grundlage von Controllinginformationen erforderlich werden, verbleibt vollständig bei der zuständigen Führungskraft bzw. der Verwaltungs-spitze. Nach der sogenannten "Controllingregel" ist das Controlling zur jeweiligen Führungskraft unmittelbar zuzuordnen.

Das Controlling kann grundsätzlich in zwei unterschiedlichen Formen organisiert sein:

Man unterscheidet nach der zeitlichen Perspektive zwischen:

Eine Sonderform stellt das Beteiligungscontrolling dar, mit dem ausgegliederte kommunale Betriebe und Unternehmen gesteuert werden. Das Beteiligungscontrolling umfasst sowohl strategische als auch operative Elemente.

Das Berichtswesen ist ein zentrales Instrument des Controllings. Berichte sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass eine zielgerichtete Steuerung mit den Schritten Planung, Realisation, Erfolgskontrolle und Handlung erfolgen kann.

Die Inhalte und der Erscheinungsrhythmus der Berichte können sehr vielfältig sein:

- eine Stärken/Schwächen-Analyse sowohl aus der lokalen sicht heraus als auch im nationalen und gegebenenfalls im europäischen Kontext

- Chancen und Bedrohungen für die spezifische lokale Situation

- Handlungsvorschläge, um möglichst zügig reagieren zu können

- die Beachtung der längerfristigen Entwicklungen der Kommunalfinanzen.

Ziel ist es, ein möglichst aktuelles Informationssystem zu schaffen. Angestrebt werden Berichte, die mindestens im Quartals-, in Einzelfällen auch im Monatsrhythmus erscheinen, so dass Abweichungen zu den geplanten Vorgaben schnell korrigiert werden können.

Verwandte Begriffe:
Steuerung • Output-Steuerung • „Konzern“ Kommune •zentrales und dezentrales Controlling • strategisches und operatives Controlling

Literatur:
Richter, Walter (2001): Controlling und Berichtswesen. In: von Bandemer, Stephan/ Blanke, Bernhard/ Nullmeier, Frank/ Wewer, Göttrik (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungs-Reform. Leske + Budrich, Opladen. S. 392-400

Richter, Walter (2001): Controlling im "Konzern" Stadt. In: von Bandemer, Stephan/ Blanke, Bernhard/ Nullmeier, Frank/ Wewer, Göttrik (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungs-Reform. Leske + Budrich, Opladen. S. 401-406

Wommelsdorff, Jörn (1999): Grundzüge der Verwaltungsmodernisierung. In: Praxis der Gemeindeverwaltung. B18, Januar 1999

Weiterführende Materialen und Links zum Controlling und Berichtswesen:

Berichtswesen:

Der Städteverband Schleswig-Holstein hat eine umfangreiche Arbeitshilfe zum Berichtswesen erarbeitet:

Städteverband Schleswig-Holstein (2003):
Das Berichtswesen nach der neuen Kommunalverfassung in Schleswig-Holstein.
Heft 9 der Schriftenreihe des Städteverbandes Schleswig-Holstein, Kiel.
E-mail: info@staedteverband-sh.de

 

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